İrsaliye Nedir?

İrsaliye ve e-İrsaliye Rehberi (2025)

İrsaliye nedir?

İrsaliye (sevk irsaliyesi), malın fiilî sevk ve teslim sürecini belgeleyen, denetimde malın kaynağını ve alıcıya gidişini kanıtlayan resmî evraktır. Belge, “kimden kime”, “nereden nereye”, “ne zaman” ve “ne miktarda” sorularına net cevap verir. Sevk işlemi varsa, sevk anında düzenlenir ve malın yanında bulunur ya da elektronik doğrulaması sağlanır.

Kağıt irsaliyede satıcı/alıcı unvanı ve VKN/TCKN, düzenleme ve fiilî sevk tarih-saati, sevk-varış adresleri, taşıyıcı-araç bilgileri (plaka/şoför), kalem bazında mal cinsi-miktarı-birimi ve belge numarası bulunur. e-İrsaliyede bu alanlar UBL-TR şemasına uygun, zaman damgalı bir XML olarak üretilir ve alıcıya iletilir; alıcı kabul/ret yanıtı verebilir. İrsaliye, faturanın alternatifi değildir; biri sevki, diğeri bedeli belgelendirir.

İşyerinde teslim (sevk yok) senaryosunda sevk irsaliyesi aranmaz; faturaya “işyerinde teslim” şerhi düşmek yeterlidir. Ancak depodan müşterinin adresine fizikî hareket varsa irsaliye zorunludur. Hatalı belge, “belgesiz mal” riskini ve usulsüzlük cezasını tetikleyebilir.

İrsaliye ne demek?

Terim olarak irsaliye, malın taşınmasını gösteren resmî sevk belgesidir. Amaç; tedarik zincirindeki hareketi şeffaflaştırmak, sahada anlık denetime imkân sağlamak ve ticari uyuşmazlıklarda ispat yükünü güçlendirmektir. Sevk anında düzenlenmeyen veya eksik doldurulan irsaliyeler, hem operasyonu aksatır hem de denetimde açıklama ihtiyacı doğurur.

İrsaliye, faturadan farklı bir fonksiyon üstlenir: Fatura bedeli, irsaliye sevki belgelendirir. Sevk varsa irsaliye; satış tamamlandıysa ve bedel doğduysa fatura devreye girer. Her iki belgenin zamanı birbiriyle uyumlu olmalıdır. Uygulamada, sevk belgesinin üretimi ERP’de zorunlu alanlarla kural hâline getirilir, manuel müdahale sınırlandırılır.

Denetimde ilk kontrol edilen unsurlar; belge numarası, fiilî sevk zamanı ve taraf bilgileridir. İrsaliye no tekildir; sıralama atlanmamalı ve yıl/seri devri düzgün yapılmalıdır.

e-İrsaliye

e-İrsaliye, sevk irsaliyesinin elektronik muadilidir. GİB’in belirlediği UBL-TR standardına göre üretilir, benzersiz bir UUID ve zaman damgası taşır, alıcıya elektronik olarak iletilir. Alıcı işletme, “İrsaliye Yanıtı” ile kabul, kısmi kabul veya ret verebilir; böylece sahada fiilî sevk doğrulaması güçlenir.

Kullanım yöntemleri üç başlıkta toplanır: GİB Portal (düşük hacim ve basit kullanım), özel entegratör (uyum ve bakım yükünü devretmek), doğrudan entegrasyon (ERP ile API). Hangi yol seçilirse seçilsin, sevk sırasında aracın yanında elektronik görüntü veya karekod/UUID üzerinden anlık doğrulama imkânı bulunmalıdır.

e-İrsaliye, veri bütünlüğü ve denetlenebilirlik açısından kağıt irsaliyeye kıyasla daha güvenlidir. Depo-taşıma-müşteri üçgeninde “kim, neyi, ne zaman” sorularını kayıt altına alır, uyuşmazlık riskini düşürür.

e-İrsaliye geçiş zorunluluğu 2025

2025 döneminde, GİB tebliğlerinde tanımlanan brüt satış hasılatı eşikleri veya sektörel zorunluluklar kapsamında kalan e-Fatura mükellefleri e-İrsaliye’ye geçmekle yükümlüdür. Takvim genellikle temmuz başlangıçlı pencereler içerir; işletmenin teknik hazırlığını haziran içinde tamamlaması, temmuzda fiilî sevki e-İrsaliye ile başlatması önerilir.

Geçişte atlanmaması gerekenler: mali mühür/elektronik imza temini, ERP’de zorunlu alanların açılması (fiilî sevk tarih-saat, plaka/şoför, sevk-varış adresleri), taşıyıcı süreçleri ve depo çıkış kontrol noktalarının tanımlanması. Sektörel kapsam (ör. akaryakıt, maden/demir-çelik vb.) cirolardan bağımsız olabilir; kendi faaliyet konunuzu muhasebecinizle teyit edin.

Erteleme beklentisine yaslanmak yerine, canlıya geçiş senaryosunu önceden test etmek ve ilk hafta sahayı denetlemek operasyon riskini minimize eder.

e-İrsaliye başvuru nasıl yapılır?

Ön koşullar basittir: e-Fatura kullanıcısı olmak ve mali mühür/uyumlu e-imza sahibi olmak. Ardından GİB “e-Belge Başvuru” ekranından e-İrsaliye için başvuru açılır, kullanım yöntemi seçilir: Portal, özel entegratör veya doğrudan entegrasyon. Entegratör tercihinde sözleşme, test ortamı ve teknik doğrulamalar kısa sürede tamamlanır.

Başvuruyla eşzamanlı olarak ERP’de alanlar zorunlu hale getirilmelidir: fiilî sevk tarih-saat, sevk-varış adresleri, taşıyıcı-araç bilgisi, kalem bazında cins-miktar-birim. Depo çıkışında karekod/UUID gösterimini içeren pratik bir prosedür yazın; şoför-depo-müşteri tarafında tek sayfalık “operasyon talimatı” hazırlayın.

Canlıya alındığında, ilk haftalar “kabul/ret/kısmi kabul” yanıtlarının zamanında verildiğini kontrol edin. Yanıtlar da saklama yükümlülüğü olan elektronik belgelerdir.

İrsaliye nasıl kesilir?

Kağıt irsaliyede akış: belge numarası (seri-sıra) üretilir; satıcı ve alıcı bilgileri (unvan, VKN/TCKN) yazılır; düzenleme tarihi ile fiilî sevk tarih-saati ayrı alanlarda gösterilir; sevk ve varış adresleri ile depo/şube detayları eklenir. Kalemlerde cins-miktar-birim açık yazılır; taşıyıcı firma, araç plakası ve şoför bilgisi belirtilir.

e-İrsaliyede aynı alanlar UBL-TR şemasına uygun doldurulur, belge oluşturulup alıcıya elektronik iletilir. Sevk sırasında araçta elektronik görüntü veya karekod ile doğrulama hazır olmalıdır. Hatalı miktar/adres tespitinde iade veya karşı irsaliye ile düzeltme yapılır; e-İrsaliyede ayrıca “ret/kısmi kabul” yanıtı süreç yönetimine yardımcı olur.

Fatura hemen kesilmeyecekse VUK’a göre sevkten itibaren en geç 7 gün içinde düzenlenmelidir. İşyeri teslimlerinde ise sevk olmadığı için irsaliye aranmaz.

e-İrsaliye nedir?

Bu belge, sevk irsaliyesinin dijital hâlidir ve kağıt irsaliye ile aynı hukuki sonucu doğurur. Belge benzersiz bir UUID içerir, zaman damgasıyla üretilir ve alıcıya anlık iletilir. Alıcının “İrsaliye Yanıtı” vermesiyle, mal çıkışından teslim noktasına kadar zincir izlenebilir hâle gelir.

e-İrsaliye; veri bütünlüğü, arşivleme, denetlenebilirlik ve sahada doğrulama bakımından işletmelere hız kazandırır. Depo çıkışındaki hatalar (yanlış ürün/yanlış miktar) alıcının kısmi kabul ya da ret yanıtıyla hızlıca tespit edilir; yeni e-İrsaliye ile süreç doğru içerikle devam eder.

Kullanım esnekliği sayesinde küçük ölçekliler portal, orta ve büyük ölçekliler entegratör veya API yolunu seçer. Önemli olan; sevk gerçekleşmeden belgenin hazır olması ve araç üzerinde doğrulamanın mümkün kılınmasıdır.

e-İrsaliye iptali nasıl yapılır?

Elektronik belgelerde “sil-yok et” mantığı yoktur. Hatalı e-İrsaliye için standart işlem, alıcının “İrsaliye Yanıtı: Ret” vermesidir. Ret sonrası doğru içerikle yeni bir e-İrsaliye düzenlenir. Kısmi hata varsa “kısmi kabul” yanıtı tercih edilebilir; örneğin miktarın bir bölümü doğru, bir bölümü hatalıysa.

Fiilî sevkten önce ret gelirse sevk yapılmaz; sevkten sonra sorun tespit edilirse iade/karşı irsaliye akışlarıyla kayıt düzeltilir. Unutmayın: e-İrsaliye ve İrsaliye Yanıtı ayrı elektronik belgelerdir ve her ikisi de yasal saklama süresince arşivlenir.

Operasyonel olarak, yanıtların gecikmemesi için alıcı depo ekiplerine basit bir “günlük yanıt kontrolü” listesi verin ve ERP bildirimlerini aktif edin.

e-İrsaliye geçiş zorunluluğu

Genel kural: e-Fatura mükellefi olup GİB’in belirlediği brüt satış hasılatı eşiğini aşanlar, ayrıca tebliğde sayılan bazı sektörlerde faaliyet gösterenler e-İrsaliye’ye geçmek zorundadır. Zorunluluk çoğunlukla yıl içindeki belirli bir başlangıç tarihinden itibaren yürürlüğe girer ve kısa bir geçiş penceresi içerir.

Uygulamada gecikmenin maliyeti yüksektir: uyumsuz sevkler, denetimde açıklama ve ceza riski, müşteri teslimlerinde aksama. Bu nedenle, teknik kurulum kadar saha prosedürleri (depo çıkış kontrolü, plaka/şoför doğrulaması, QR gösterimi) da önceden yazılı hâle getirilmelidir.

Kendi eşiklerinizi ve NACE faaliyet konunuzu mali müşavirle teyit edin; sektör bazlı zorunluluklar cirodan bağımsız olabilir.

İrsaliye no nedir?

İrsaliye numarası, belgenin tekil kimliğidir. Kağıt belgede seri-sıra düzeninde ilerler ve tekrar edilemez. Denetimde belgeye ilk bakışta numara, düzenleme/fiilî sevk zamanı ve taraf bilgileri birlikte okunur; böylece sevk ile kayıtlardaki hareket eşleştirilir.

e-İrsaliyede ise sistemsel belge numarasına ek olarak benzersiz UUID bulunur. Araç üzerindeki karekod/etiket ile bu bilgiler sahada doğrulanabilir. ERP’de numaralandırma otomatik ve kural bazlı olmalı, manuel alanlar yetkiyle sınırlandırılmalıdır.

Yıl/seri devirlerinde atlama yapılmaması, mükerrer numara üretilmemesi ve boşlukların raporlanması muhasebe bütünlüğü için önemlidir.

e-İrsaliye nasıl kesilir?

Portal/entegratör ekranında adımlar nettir: düzenleyen ve alıcı bilgileri seçilir; düzenleme ve fiilî sevk tarih-saati girilir; sevk-varış adresleri belirtilir; taşıyıcı-araç (plaka/şoför) yazılır. Kalemlerde cins-miktar-birim zorunludur; gerekiyorsa sipariş/teklif/önceki irsaliye referansları eklenir.

Belge oluşturulunca alıcıya iletilir ve “kabul/kısmi kabul/ret” yanıtı izlenir. Denetim için aracın yanında elektronik görüntü veya karekod doğrulaması mümkün olmalıdır. Canlıda hata oranını düşürmek için, sevke çıkmadan önce sistemin e-İrsaliyeyi üretmeden irsaliye fişi basımına izin vermemesini sağlayın.

İlk hafta günlük raporla yanıt oranlarını kontrol edin; geciken yanıtlar iade/karşı işlemleri geciktirir ve stok mutabakatlarını bozar.

İrsaliye numarası nedir?

Bu ifade, irsaliyenin belge kimliğini anlatır ve tekildir. Kağıtta “İrsaliye No/Belge No” olarak başlık bölümünde yer alır; e-İrsaliyede ise belge numarasıyla birlikte UUID takip edilir. Operasyonda numara, satış-depo iletişiminin ortak dilidir: “İrsaliye No XXX sevk edildi, yanıt bekleniyor.”

Numara kurgusu atlanır veya tekrar ederse, defter-belge bütünlüğü zedelenir ve gereksiz izah süreçleri açılır. Bu nedenle; seri değişim kuralları, yıl sonu devir planı ve boşluk raporu ERP tarafında otomatik tutulmalıdır.

Denetimlerde çoğu zaman numara üzerinden fatura-irsaliye-stok hareketi eşleştirmesi yapılır. Disiplinli numaralandırma, ihtilaf riskini düşürür.

İrsaliye fatura yerine geçer mi?

Kısa ve net: Geçmez. İrsaliye sevki, fatura bedeli belgelendirir. Ancak istisna vardır: sevk ve fatura aynı anda düzenlenirse “irsaliye yerine geçer” ibareli fatura (saat-dakika belirtilerek) sevk belgesi işlevi görebilir. Bu durumda kağıt çıktı veya elektronik doğrulama malın yanında bulunmalıdır.

Eğer sevk yapıldı ve fatura daha sonra kesilecekse, VUK uyarınca en geç 7 gün içinde düzenlenmelidir. İşyeri teslimlerinde sevk olmadığından irsaliye aranmaz; faturaya işyeri teslim şerhi yeterlidir.

Pratik kural: Sevk varsa irsaliye/e-İrsaliye; bedel doğduysa fatura. Aynı anda gerçekleşiyorsa irsaliyeli fatura yolu tercih edilebilir.

İrsaliye faturalama süresi

Faturayı geciktirmeyin: malın teslimi veya hizmetin ifasından sonra en geç 7 gün içinde düzenlenmesi gerekir. Süre hesabında fiilî sevk tarihi esas alınır. Bu süre aşılırsa “hiç düzenlenmemiş sayılma” ve usulsüzlük cezası riski doğar.

Sevkli satışlarda kural basit: sevk anında irsaliye/e-İrsaliye, faturada 7 gün. İşyeri teslimlerinde ise sevk yok; fatura teslim anında düzenlenmelidir. e-Ticaret gibi hızlı akışlarda faturayı otomatik tetiklemek, SLA’ları dashboard’da izlemek hatayı azaltır.

Operasyon tarafında sevk tarih-saatinin ERP’de otomatik yakalanması, “7 gün yaklaşımı” uyarıları ve günlük kontrol raporları, uyumun sürdürülebilir olmasını sağlar.

SSS (FAQ)